Co je to incentivní program a jak může zlepšit vztahy s vašimi klienty i zaměstnanci?

Incentivní neboli motivační program je jakákoliv akce, jejímž cílem je motivovat lidi, kteří jsou důležití pro úspěch Vašeho podnikání a upevnit či prohloubit jejich vztah k Vaší firmě. Jistě víte, že těmito osobami jsou:

Váš zaměstnanec
Chcete-li, aby Vaši zaměstnanci byli kreativnější, pracovali více a kvalitněji nebo jim jen chcete poděkovat za dobře odvedenou práci, pak pro ně připravte incentivní program v podobě soutěže nebo odměny.

Váš klient
Chcete-li dát svým zákazníkům další důvod, proč jste lepší než konkurence, pak je ideální incentivní program v podobě na míru připraveného zájezdu v atraktivní destinaci.

Váš obchodní partner
Chcete-li vyjádřit svým obchodním partnerům, jak si jich vážíte, pak… ano, i pro tento účel se hodí incentivní program.

Jak může zlepšit vztahy s vašimi klienty i zaměstnanci?

Co je třeba vědět, než se do toho pustíte?

1. Správný výběr destinace je jeden z klíčových faktorů, který rozhoduje o úspěchu incentivního zájezdu. Je třeba jej podřídit charakteru skupiny a jejímu složení (muži, ženy, věková struktura atd.). V mnoha případech dochází ke zkreslení výběru nebo výběru víceméně náhodnému á la „oblíbená pláž šéfovy manželky“ nebo volba odpovídá nedostatečným znalostem místního prostředí. V dobré víře může dojít k zásadnímu omylu. Vyplatí se sledovat počasí, vzdálenosti, časové rozdíly a sezóny v uvažovaných destinacích.
2. Neustálá kontrola nákladů vám může přinést výraznou finanční úsporu. Je velmi výhodné nechat si zpracovat kalkulaci na incentivní cestu od více dodavatelů. Při posuzování nabídek je však kromě ceny potřeba zohlednit i kvalitu, rozsah a zajištění nabízených služeb, zkušenosti dodavatele s nabízenými destinacemi, jeho přístup k zakázce a reference.
3. Zkušenosti cílové skupiny s incentivními zájezdy mohou mít podstatný vliv na podobu programu. U zkušenějších účastníků se dá počítat s ochotou déle cestovat, snáší lépe i přestupy a lze předpokládat i určité jazykové vybavení.
4. Originální program je samozřejmě výhodou. Na druhou stranu je třeba sledovat, „co letí“ a vyvarovat se výstředností, které mohou konzervativnější účastníky vystrašit. Sledování konkurence je nutností, stejný program lze udělat lépe, levněji nebo jinde. Pokud Vaše konkurence oslovuje podobný okruh osob jako vy, musíte být jiní, zajímavější.
5. Nesnažte se za každou cenu o exotické cesty. Při menším rozpočtu je lepší udělat velkorysou akci v České republice. Náklady na dopravu jsou výdajem, který je třeba omezit na prvním místě.

Základní formy incentivních programů.

Finanční odměna
Ocenění touto formou je pro firmu administrativně nejsnazší a nejrychlejší, umožňuje diskrétní předání a vyvolá u obdarovaného pracovníka okamžitou odezvu. Z tohoto důvodu patří peněžní odměna k nejčastěji využívaným motivátorům, tvoří až 70% všech incentivních odměn. Je ideální pro ocenění standardně měřitelných výkonů.

Základní formy incentivních programů
- lze je použít pouze jako motivaci pro zaměstnance, nikoliv pro firemní partnery nebo klienty
- předání peněz je jednoduché, bez nápadu, prvotní radost většinou rychle vyprchá
- časté opakování vede ke snížení efektu, neboť lidé si na peníze rychle zvyknou
- peníze se promění ve všední věci
- oceněný vnímá finanční odměnu jako doplněk k platu, mísí se s bonusy a odměnami
- u vyšších příjmových kategorií se význam ocenění v penězích snižuje

Poukázka na nákup zboží
Používá se v případě, kdy je k dispozici nízký rozpočet. Většinou je jedním z nástrojů firemní politiky nebo obchodní strategie. Je vhodná také jako pozornost při různých příležitostech v rámci zaměstnaneckých či klientských programů.

Incentivní cesty a věcné odměny.

Věcná odměna
Použití je stejné jako v případě poukázky na nákup zboží. Při návrhu vhodných darů je důležité především zohlednit, do jaké míry uspokojuje potřeby příjemce, dále nápaditost, vtipnost a propojení s firmou, která obdarovává.

Incentivní zájezd
V současnosti jeden z nejoblíbenějších druhů motivačních programů. Zážitek ze společné akce, budování vztahu mezi účastníky navzájem i se zadavatelem incentivního programu. Skutečnost, že ocenění putuje přímo ke konkrétní osobě, to jsou jen základní výhody incentivní cesty ve srovnání s peněžitou odměnou. Na rozdíl od předcházejících forem se incentivní zájezd hodí i pro skupiny lidí s vyšším vzděláním a vyššími příjmy.

Zpětná analýza incentivního programu.

Analýza úspěšnosti programu
Splnil incentivní program očekávání? Jakou měl odezvu? Lze konkrétně vyjádřit ekonomický přínos akce pro firmu? Doporučuje se vyhodnotit akci s účastníky pomocí dotazníku nebo při osobním setkání. Při plánování nového incentivního programu je vždy vhodné vyjít z vyhodnocení předešlého a akci odlišit od předchozí, zvolit jinou destinaci, nový program.

Připravujeme incentivní program.

Stanovte si cíl

Konkrétním cílem incentivního programu může být např. zvýšení obratu, dosažení vyššího stupně jakosti, zavádění nových postupů, zvýšení produktivity, nárůst prodejů či počtu zákazníků nebo zlepšení či upevnění vztahů.

Incentivní program pro zaměstnance výrazně zvyšuje míru zainteresovanosti na dosažení požadovaného výsledku a pomáhá zmírnit dopady spojené se zaváděním nových postupů na prostředí uvnitř firmy. Incentivní program odbourává stres z nového, vnáší do celé záležitosti prvek hry a zdravé soutěživosti. Incentivní programy pro klienty pak kromě výše popsaného vytváří prostor pro rozšíření obchodní spolupráce.

Určete, na koho je program zaměřen

Incentivní program může být zaměřen na zaměstnance, klíčové zákazníky, distributory, prodejce, konzultanty, obchodní partnery atd...
Incentivní program se připravuje přímo pro konkrétní skupinu osob. Nezbytným předpokladem úspěchu programu je perfektní zmapování a znalost cílové skupiny, především z hlediska pravděpodobných zájmů, potřeb a motivací.

Nastavte způsoby hodnocení

V rámci přípravy incentivního programu je nezbytné určit kritéria, která jsou rozhodující pro naplnění cíle, stejně tak jako určit, jak se budou měřit.

Kvantita se v každém případě hodnotí nejlépe, ale u řady oborů se nelze smířit pouze s tímto ukazatelem. Moderní firmy oceňují v rámci různých programů certifikace především kvalitu produktů a služeb. Pamatujte na to, že v případě zaměstnaneckých a dealerských incentivních programů musí být od začátku jasné, na který ukazatel se zaměřujete.

Promyslete pravidla hry

Stručnost a jednoznačnost kritérií je v každém případě vizitkou firmy, která program připravuje. Při stanovení pravidel dbejte na to, aby byla co nejméně komplikovaná a s opakováním incentivních akcí docházelo k nápaditějším zadáním.

Pravidla hry musí být předložena vždy a to v písemné formě. Oslovený musí zadání pochopit, musí se s ním identifikovat a považovat od začátku za splnitelné. V této fázi by již mělo být jasné, zda bude použita strategie s otevřeným koncem (ocenění všech, kteří dosáhnou cíle) nebo s uzavřeným koncem (počet osob je limitován na předem daný počet nejlepších). První způsob je vždy méně bezpečný s ohledem na rozpočet, ale přináší větší návratnost v podobě obchodních výsledků. Samozřejmě je možné obě strategie kombinovat.

Udělejte si rozpočet

Rozpočet každé akce je odrazovým můstkem pro další plánování.

V každém případě je třeba určit rozpočtový strop s tím, že je možné ho překročit pouze v případě, že se to vyplatí (například u prodejců, kde je část jejich provize z prodejů vyplácena formou incentivních bonusů). Pamatujte na to, že do skutečných nákladů akce je třeba zahrnout kromě přímých (peníze, dárky, zájezdy) i náklady nepřímé (příprava, komunikace, propagace, administrativa, vyhodnocení atd.). U odměny je nutné se rozhodnout, zda má jít o několik hodnotných cen nebo řadu méně nákladných. Ideální je kombinace.

ROI (Return of Investment)

Co udělat pro to, aby se náklady vrátily.

Příprava i realizace incentivního programu má řadu úskalí. Znalost mechanismu fungování incentivy odliší Vaši společnost od těch, které podobné akce dělají jen proto, že je dělá konkurence, bez znalosti dalších souvislostí a bez možnosti využití všech přínosů. Přípravu jednoduché akce můžete zvládnout ve vaší firmě, složitější záležitosti svěřte odborníkům.